Métodos e técnicas de arquivo.

 

A gestão eficiente de documentos é um dos maiores desafios das empresas, tanto pequenas quanto grandes, já que muitas vezes o fluxo de informações é intenso e faz-se necessário desenvolver técnicas de arquivamento de documentos para lidar com o grande volume gerado.

Para isso, no entanto, é fundamental entender a importância do arquivamento eficiente de documentos.

Um ponto crítico é que muitas empresas não desenvolvem o seu Manual de Gestão de Arquivos, com isso, colaboradores não possuem critérios de arquivamento e procedimentos para organização dos arquivos. Sem critérios, cada colaborador adota um tipo de organização dos documentos, gerando conflitos ao não organizar e arquivar os documentos corretamente, ou investir no tipo errado de software, os documentos poderão estar em risco de violações de segurança física e digital. E os prejuízos são extensos, podendo afetar a produtividade, os lucros entre outros quesitos, além da perda de eficiência na recuperação da informação desejada.

O arquivamento de documentos, por sua importância, exige comprometimento e técnica para ser realizado de forma correta. Por isso, é interessante para as empresas contar com suporte especializado nesse tipo de processo, facilitando a gestão eficiente dos documentos arquivados. Além de orientarem a respeito da melhor maneira de organizar, separar e identificar os documentos armazenados e arquivados.

A Importância do arquivamento de documentos

Tanto nas empresas pequenas quanto nas grandes multinacionais, a gestão de documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas nelas podem ser necessárias a qualquer momento. Em função disso, é essencial contar com critérios claros de arquivamento para facilitar a localização desses documentos. Isso se deve ao fato de que, muitas vezes, a necessidade de verificar uma informação ou mesmo de consultar um documento arquivado surge durante as operações do negócio e de forma urgente, sendo importante mantê-los organizados de forma eficiente.

 Algumas técnicas de arquivamento de documentos para que a sua empresa escolha qual a melhor forma de armazenar seus documentos.

Arquivamento por assunto: Permite agrupar documentos que tratem de assuntos correlatados e permite encontrar informações completas sobre determinada matéria de forma simples e direta, sendo especialmente interessante para empresas que lidam com um grande volume de documentos de um mesmo tema.

Método Alfabético: Estamos falando sobre um método muito usado nas empresas por apresentar a vantagem de ser rápido e simples. No entanto, quando se armazena um número muito grande de informações, é comum que existam alguns erros. Isso acontece devido à grande variedade de grafia dos nomes e também ao cansaço visual do funcionário. Para que a localização e o armazenamento dos documentos se tornem mais rápidos, é possível combinar esse método com a escolha de cores. Dessa forma, fica mais simples encontrar a letra procurada.

Esse método é conhecido como Variadex e utiliza as cores como elementos auxiliares, com o objetivo de facilitar a localização e a recuperação dos documentos. Vale lembrar que essa é somente uma variação do método alfabético. É possível, ainda, combinar esse método ao de arquivamento por assunto, usando a ordem alfabética para subdividir a organização.

Método Numérico: Consiste em determinar um número sequencial para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado. É possível escolher três formas distintas de utilizá-lo: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.

• Numérico Simples: Esse método é usado quando o modo de organizar é feito pelo número da pasta ou o documento em que ele foi arquivado. É muito utilizado na organização de prontuários médicos, filmes, processos e pastas de funcionários.
• Numérico Cronológico: Um método usado para fazer a organização dos documentos por data. É exatamente utilizado para organizar documentos financeiros, fotos e outros e outros arquivos em que a data é o elemento essencial para buscar a informação.
• Numérico Dígito-Terminal: A partir do momento em que se faz uso de números maiores, com diversos dígitos, o método simples não é eficiente. Isso ocorre porque ele acaba se tornando trabalhoso e lento. Por isso, nesse método, a ordenação é realizada com base nos dois últimos dígitos. Quando esses são idênticos, a ordenação é dada a partir dos dois dígitos anteriores. Isso acaba tornando o arquivamento mais ágil e eficiente.

Método Eletrônico: Consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, realizando sua digitalização - o que permite não só organizá-los de diversas formas distintas e de acordo com o método que mais se encaixa na organização e nas necessidades da empresa, mas sua gestão online e até mesmo remota.

Método Geográfico: Esse método é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu local de origem.

• Método Geográfico 1: Quando os documentos são organizados por país ou por estado, eles precisam ser ordenados alfabeticamente.  Dessa forma, fica mais fácil localizá-los depois. Isso vale também para as cidades de um mesmo país ou estado: sempre postas em ordem alfabética. Nesse caso, as capitais precisam aparecer no início da lista, uma vez que elas são, normalmente, as mais procuradas, tendo uma quantidade maior de documentos.
• Método Geográfico 2: Ao realizar um arquivamento por cidades, quando não existe separação por estado, não há a exigência de que as capitais fiquem no início. A ordem vai ser simplesmente alfabética. Entretanto, ao final de cada cidade, o estado a que ela corresponde precisa aparecer na identificação.